科普背景：為了加強科學技術研究檔案（以下簡稱科研檔案）管理，有效保護和利用科研檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》和國家科學技術管理有關法律、行政法規，結合科研工作和檔案工作實際，國家檔案局、科技部聯合制定并印發了《科學技術研究檔案管理規定》,并于2020年11月1日起實施。電子材料院參考該規定并結合工作實際，在2023年1月下發了《科研檔案建檔規范》。

什么是科研檔案？

科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物。

開展科研檔案管理工作的重要性？

科研檔案是我院科研歷程的直接反映，記載了重要的科研活動及成果，是促進科研工作進步的基礎，也為科研人員申報項目、報獎等提供了材料支撐。科研檔案工作是科研管理的重要組成部分和科研活動的重要環節，應當把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，任何人不得以任何理由將應當歸檔的科研文件材料據為己有或拒絕歸檔。

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電子材料院科研檔案管理原則：同部署、同實施、同檢查、同驗收

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01｜如何開展科研檔案管理工作

以電子材料院自主部署項目檔案為例：自主部署項目是指電子材料院內部設立且使用電子材料院基礎研究機構建設專項資金的科技研發活動。自主部署項目文件管理流程：

01項目負責人

是自主部署項目檔案的第一責任人，對項目研究過程進行質量控制和管理，確保所負責項目檔案的真實、完整、有效；提出所負責項目檔案的案卷保管期限和密級；如項目負責人離職，需提前將所負責項目的資料移交至項目過程管理部門。

02項目組成員

按規定做好平時科研文件材料的形成、積累工作，及時將本人承擔任務部分的文件材料移交到項目過程管理部門兼職檔案員處統一保管，并確保文件材料真實有效。

03項目過程管理部門

負責對項目申請、評審、任務書簽訂、驗收等重要節點及項目在實施過程中所產生資料進行收集整理與預立卷，在項目結題后及時移交給院檔案室。

04檔案室

制定自主部署項目檔案建檔規范，定期指導、監督、檢查自主部署項目文件的收集整理和預立卷工作；熟悉并掌握自主部署項目庫藏檔案的案卷信息，安全、及時、有效得提供檔案利用服務。

追求卓越   開放包容

▼02｜科研檔案歸檔范圍（節選）

1立論論證階段

● 項目指南、可行性研究報告；

● 項目經費預算文件材料、項目預算稽核表等；

● 項目申報書及相關證明；

● 立項評審文件材料（含PPT匯報材料）；

● 立項（含預算）批復；

● 項目任務書、合同書、項目合作協議；

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2研究實施及過程管理階段

● 研究計劃、組織實施工作方案；

● 研究/實驗任務書、大綱；

● 實驗原始記錄和整理記錄；

● 中期、月度/季度/年度等階段執行進展情況報告、總結報告、研究成果等；

● 專家咨詢、中期檢查、中期評審、項目監督工作形成文件材料；

● 設計文件、圖樣，集成電路布圖，工藝文件，計算文件，數據處理文件；

● 科學數據；

● 研制的樣機、樣品、標本等的實物及其目錄、圖片；

● 項目、人員、進度、經費等的調整、變更文件材料；

● 撤銷項目已開展工作、已使用經費、已購置設備儀器、階段性成果、知識產權等情況文件材料；

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3結題驗收及績效評價、成果管理階段

● 驗收申請書，驗收承諾書；

● 驗收通知，驗收評審文件材料；

● 驗收結論書，結題書面通知等；

● 工作總結報告，技術報告，結題報告等；

● 第三方檢測、評估報告，用戶使用報告及證明、典型用戶報告等；

● 項目經費決算等財務情況文件材料；

● 績效自評價報告，專家評議文件材料、評價結論等績效評價工作文件材料；

● 研究報告、論文、專著、數據庫等研究成果文件材料；

● 科技報告；

● 科技成果獎勵申報材料；

● 技術轉讓合同、協議書；

● 專利、軟件及其他知識產權文件材料；

● 產業化報告、證書、出版物等成果應用、獲獎、宣傳推廣文件材料；

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勇敢堅韌   實事求是

主要參考依據：《科學技術研究檔案管理規定》、《深圳先進電子材料國際創新研究院科研檔案建檔規范（2023年版）》

來源：黨群監審辦公室

審核：吳曉琳